PowerPoint
Denne guide beskriver, hvordan du opretter et tilgængeligt PowerPoint-dokument.
En PowerPoint-præsentation har ofte et meget visuelt udtryk og kan derfor være udfordrende at læse og forstå for blinde og svagtseende. Under en præsentation er det derfor vigtigt, at oplægsholderen beskriver det, der vises på de enkelte slides.
Dernæst er det væsentligt, at præsentationen er gjort tilgængelig, sådan at den kan læses med eksempelvis en skærmlæser. Herunder finder du svar på, hvad du skal være opmærksom på. Under de enkelte overskrifter kan du finde links til detaljerede og opdaterede vejledninger hos Microsoft.
Kontrollér tilgængelighed, mens du skriver
Tilgængelighedskontrol er et værktøj i Word, som tjekker for tilgængelighed, mens du arbejder i dokumentet. På den måde bliver du gjort opmærksom på, hvis elementer ikke er tilgængeligt. Tilgængelighedskontrollen informerer dig om, hvad du skal gøre for at udbedre det, og i mange tilfælde kan den faktisk også selv tilrette. Du finder tilgængelighedskontrol øverst under menupunktet ’Gennemse’.
Overskrifter og typografi
Det er vigtigt, at alle overskrifter er defineret korrekt, sådan at dokumentet enkelt kan læses med en assisterende teknologi som eksempelvis en skærmlæser. Alle overskrifter, brødtekster og lister defineres under typografi i menubaren øverst under ’Hjem’.
Huskeregel
- Alle overskrifter defineres som henholdsvis Overskrift 1, Overskrift 2, Overskrift 3 og så videre
- Brødtekst skal defineres som Normal
- Punktopstillinger defineres som Listeafsnit. (Se her, hvordan du opretter lister)
- Skriftstørrelse skal ikke være mindre end 16 og gerne 18
- Undgå kursiv og overvej nødvendigheden af at markere tekst med fed, som ikke er overskrift
- Hvis der anvendes farver, skal der sikres høj kontrast.
Beskrivende overskrift til alle slides
Hvert slide kan få tilføjet en overskrift, som gør det nemt med en skærmlæser at orientere sig i dokumentet. Det må ikke forveksles med en overskrift på selve slidet. Dog kan en overskrift på et slide automatisk blive tilføjet som overskrift på slidet, hvis overskriften er defineret som Overskrift (H1). Overskrifter på slides tilføjes under menupunktet ’Vis’, hvor der vælges ’Dispositionsoversigt’
Huskeregel
- Tilføj overskrifter til de enkelte slides under dispositionsoversigt
- Brug tilgængelighedskontrol til at finde eventuelt manglende overskrifter
Billeder
Billeder kan indeholde alternative tekster, som læses op af en skærmlæser. På den måde får blinde og svagtseende information om, hvad der er på billedet. Det er særligt vigtigt med alternative tekster, hvis billedet bidrager til forståelsen af indholdet.
Huskeregel
- Beskriv præcist og udførligt, hvad der er på billedet
- Hvis billedet ikke bidrager til forståelsen eller kun er dekoration, kan det markeres om dekorativ under ’Alternativ tekst’
- Billeder med ord læses ikke op af skærmlæsere, hvorfor det er vigtigt at beskrive det i en alternativ tekst eller helt at undgå billeder med tekst.
Figurer og modeller
Hvis der indsættes figurer og modeller, skal der tilføjes alternativ tekst. En større model, der indeholder flere figurer eller elementer, bør grupperes til en stor model, som får tilføjet en alternativ tekst. Hvis du indsætter infografik eller et diagram, kan en alternativ tekst informere den blinde eller svagtseende om det, der illustreres. Eksempelvis at der vises et liggende søjlediagram eller lignende.
Huskeregel
- Husk alternative tekster på figurer og modeller der beskriver det visuelle
- Grupper større modeller til én
- Sikr høj farvekontrast så eksempelvis bokse kan adskilles
Links
Når du indsætter links i et dokument, er det vigtigt, at de er til at læse og forstå. Indsæt eksempelvis aldrig et fuldt link fra en hjemmeside. Gør det nemt for læseren ved at angive en beskrivende tekst som et link. Sådan som det er gjort i denne vejledning.
Huskeregel
- Indsæt et link med en beskrivende tekst
- Indsæt aldrig fulde online linkadresser
- Undgå kun at skrive ’Se mere her’
Tabeller
Det anbefales ikke at anvende tabeller, da de kan være svære at aflæse for personer, der anvender forstørrelse og/eller mobile enheder til fremvisning. Hvis der anvendes tabeller, bør du følge nedenstående huskeregler.
Huskeregel
- Undgå tabeller med fast bredde
- Brug tabeloverskrifter
- Tilføj alternativ tekst med en titel og beskrivelse af indholdet i tabellen.
Læserækkefølge på slides
For at en skærmlæser kan læse indhold fra et slide op forståeligt, er det nødvendigt med en korrekt rækkefølge på de enkelte elementer. Derfor skal læserækkefølgen defineres på de enkelte slides. Hvis der er enkelte elementer som ikke er relevant for forståelsen, kan det skjules for skærmlæseren. Det kan for eksempel være en dekorativ streg.
Hvis der er en model, som består af flere elementer, kan modellen grupperes, sådan at den bliver til ét element. Alle elementer skal have en overskrift, som er beskriver elementet forståeligt.
Huskeregel
- Angiv læserækkefølgen på alle elementer på de enkelte slide
- Angiv en beskrivende tekst til de enkelte elementer
- Hvis der er en model eller figur, som består af flere elementer, kan det overvejes at gruppere dem til ét element.
Test med skærmlæser
Når en præsentation er klar, anbefales det at teste den med en skærmlæser. På den måde kan du opleve, hvordan præsentationen bliver præsenteret for en bruger af den teknologi og tilpasse indholdet, hvis det er nødvendigt.
Reducer filstørrelse inden udsendelse
Et PowerPoint-dokument kan hurtigt komme til at fylde meget, og konsekvensen bliver, at den ikke kan vedhæftes en mail. Derfor bør du sørge for, at filen bliver reduceret i størrelse, sådan at den kommer under 20 mb (megabyte). Det er ofte billeder og video, som består af mange megabytes. PowerPoint kan enkelt reducere filstørrelsen ved enten at reducere enkelte billedstørrelser eller hele dokumentet.
Huskeregel
- Reducer filstørrelse, hvis præsentationen skal sendes ud via mail
Gem som PDF
Hvis du har sørget for at gøre ovenstående i denne vejledning, vil dokumentet som udgangspunkt være tilgængeligt, når du gemmer det som PDF.
Huskeregel
- Inden du gemmer til PDF, skal du sørge for at køre tilgængelighedstjekkeren og rette eventuelle fejl.