Information om coronakrisens konsekvenser for bevillinger under Handicappuljen
Her på siden finder I tre gode råd til hvordan I og jeres partnere kommer gennem coronakrisen samt kravene til at foretage ændringer i eksisterende indsatser.
Selvom vi i Danmark har taget fat på en langsom og kontrolleret genåbning af samfundet, har COVID-19 krisen fortsat store konsekvenser i Danmark såvel som i udlandet.
Vi ved at situationen er svær i mange partnerlande og hos mange af den danske handicapbevægelses partnerorganisationer. I mange tilfælde umuliggør omstændighederne helt eller delvist igangværende projektaktiviteter og det kan blive nødvendigt med pauser, udsættelser eller aflysninger.
Tre gode råd til hvordan I kan forholde jer til coronakrisen som bevillingshavere
1. Vær løbende i dialog med jeres partner og understøt deres coronaindsats
DH opfordrer til, at alle bevillingshavere holder løbende dialog med deres partnere om situationen i deres lande og ikke mindst hvilke muligheder der er for at holde hjulene i gang. Tag gerne en snak om partnerens muligheder for at afbøde konsekvenserne af COVID-19 for deres målgrupper.
Tænk gerne ud af boksen og overvej, om der er mulighed for samarbejde med andre relevante aktører for at understøtte initiativer for mennesker med handicap i partnerlande hvor coronakrisen rammer. Behovet for stærke handicaporganisationer forsvinder ikke, når samfund lukker ned. Snarere tværtimod! Her kan den danske handicapbevægelse spille en vigtig rolle.
2. Overvej hvordan I kan tilpasse jeres eksisterende projektsamarbejde bedst muligt
Det er forventeligt, at der kan opstå behov for ændringer. DH opfordrer til, at alle bevillingshavere overvejer muligheder for omlægning eller ændring af projektindhold. Er der opgaver, der skal fremrykkes? Er der indsatser, der kan justeres eller erstattes af mere relevante aktiviteter?
Hvis hjulene skal holdes i gang og projekter fortsat skal være relevante i en drastisk ændret kontekst, kan der være behov for at gentænke større eller mindre dele af en indsats, eller der kan være behov for indkøb af værnemidler eller udstyr, der muliggør at partnerne kan arbejde hjemmefra.
3. Afstem ændringerne med jeres rådgiver i DH
I DH hjælper vi gerne med at finde en balance mellem ændrede roller og aktiviteter i en ændret kontekst, og rådgiverne står som altid til rådighed for sparring for forslag til løsninger.
Alle bevillingshavere vil blive mødt med stor fleksibilitet hos DH. Vi vil strække os langt for at vi i fællesskab kan minimere konsekvenserne af COVID-19 for projekter finansieret af Handicappuljen og for de implementerende partnerorganisationer. Det er dog vigtigt at understrege, at fleksibiliteten må hvile på det bedst mulige informationsgrundlag og gode analyser fra bevillingshavere og partnere.
Krav til ændringer i eksisterende bevillinger
Der gælder fortsat de samme regler som er beskrevet i Håndbogen for projekt-og økonomistyring. Det er fortsat muligt at foretage ændringer i indholdet og budgettet for en bevilling, hvis det vurderes at man derved kan opnå bedre resultater. En udviklingsindsats er sjældent en statisk størrelse og når konteksten ændrer sig dramatisk, kan der opstå behov for markante ændringer i et projekt. Det skal dog efterstræbes at de ændringer, der foretages, fortsat skal være relevante for den lokale kontekst og så vidt muligt for den pågældende indsats.
Omlægning til humanitære indsatser/serviceydelser
I mange samfund hvor Covid-19 har resulteret i hårde nedlukninger og overbelastede sundhedssystemer, er mennesker med handicap ofte særligt udsatte. For at mindske konsekvenserne af pandemiens indvirkning, kan aktiviteter af mere humanitær karakter, ekstraordinært tillades under Handicappuljen.
Det er således muligt at omlægge dele af midlerne til indsatser under Handicappuljen til serviceydelser/humanitære indsatser, i forbindelse med lokal håndtering af coronavirus.
Omlægningen skal kunne begrundes på baggrund af en analyse af konteksten, andre aktører og situationen i det område, indsatsen finder sted. Partnerens rolle og kapacitet til at løse opgaven skal også beskrives. Målgruppen for den humanitære indsats/serviceydelse skal beskrives, udvælgelseskriterier begrundes og det skal kunne dokumenteres hvem der har været modtagere af indsatsen.
Er der tale om mere end 20% af budgettet eller mere end 150.000 kroner, skal det endvidere bekræftes, at den danske organisation og partneren har orienteret sig i ”Core Humanitarian Standards” (CHS)
Læs om ”Core Humanitarian Standards”
Læs hvordan du kan leve op til ”Core Humanitarian Standards” under pandemien
Mindre ændringer kræver ikke godkendelse af DH
Er der tale om små ændringer i administrative forhold eller mindre justeringer af aktiviteter, kan dette som udgangspunkt foregå uden DH’s godkendelse. Det samme er tilfældet for budgetændringer, hvis disse ikke overstiger 10% af en given hovedbudgetlinje med undtagelse af løn-budgetlinjer, samt handicapkompensation og omformationslinjer. Læs mere her om ændringer i budgettet her. Alle ændringer skal dog fortsat fremgå af næstkommende status- eller afsluttende rapport til DH.
Er der eksempelvis et akut behov for indkøb af værnemidler for at kunne afvikle indsatser sundhedsmæssigt forsvarligt, eller behov for indkøb af udstyr for at kunne arbejde hjemme, kan I overveje om pengene kan findes i budgettet og om ændringen er lille nok til at foretages uden DH’s godkendelse.
Større ændringer skal godkendes af DH
Væsentlige ændringer som påvirker indsatsens overordnede strategi og målsætninger skal fortsat godkendes af DH. Ønsker I at foretage væsentlige ændringer, rettes henvendelse til den sagsansvarlige rådgiver i DH. Der opfordres til at dokumentationen holdes kortest muligt. Den nødvendige dokumentation for godkendelse af væsentlige ændringer er følgende:
- Kort beskrivelse af den ændrede kontekst og afledte konsekvenser for den planlagte/igangværende indsats.
- En kort beskrivelse af, hvilke ændringer man ønsker at foretage: Skal elementer sættes på pause eller afbrydes? Skal tidsrammen ændres? Er der behov for nye aktiviteter?
- Revideret budget.
- Revideret resultatramme hvor dette er nødvendigt.
Hvis I ønsker at ændre i projektperioden for eksisterende eller kommende bevillinger, gælder fortsat samme regler - selvfølgelig også med fleksibilitet her. Kontakt jeres rådgiver, og beskriv kort hvorfor I vil ændre på projektperioden, hvilke nye datoer I ønsker, samt hvilken betydning det skønnes at have for indsatsen.
Løn under coronakrisen
Løn til partnere i Syd
Mange af jer vil være tvunget til at tænke kreativt i forhold til arbejdsform og arbejdsopgaver i disse tider. Dels jeres erfaringer med jeres partnere og overvej alternativer i situationer hvor planlagte aktiviteter ikke kan afvikles – ikke mindst for at partneren kan bibeholde sin drift under coronakrisen.
I tilfælde af totalt udgangsforbud eller lignende, hvor det kun er muligt at gennemføre få eller ingen aktiviteter, kan de mest nødvendige driftsomkostninger (herunder lønninger) afholdes. Hvis det ser ud til at omfatte en periode på mere end to måneder, skal der tages initiativer for at begrænse driftsomkostningerne fremadrettet.
Midlertidig hjemsendelse, afskedigelse eller lignende af personale skal overholde gældende kontrakter, lokal lovgivning, arbejdsmarkedsaftaler etc. Da der kan være tale om en force majeure situation, kan man lave aftaler om særlige vilkår. Det kan for eksempel være omkring hjemmearbejde ved karantæne, freelancearbejde eller timeaflønning.
Administration og løn i Danmark
For de danske organisationer vil det ikke være muligt at anvende mere end de 7 % i administrationsomkostninger, som er allokeret i budgettet. Det endelige administrationsbidrag skal fortsat beregnes af afholdte udgifter.
I forhold til løn i Danmark og faglig aktivitetsspecifik bistand (FAK), vil der også her være en god portion fleksibilitet. Der opfordres også her til, at I forsøger at tilpasse og omrokere arbejdet i det omfang det kan lade sig gøre. Overvej om der er planlagte aktiviteter der med fordel kan afvikles online – fx træning af nøglemedarbejdere hos partner.
DH opfordrer til at være kreative i forhold til at finde nye måder at drøfte indsatsen og partnerskabet med partneren og at bruge nye redskaber til at dokumentere implementeringen af indsatsen. Der kan desuden anmodes om udskydelse af rapporteringsdeadlines, hvis det kan begrundes.
Hvor monitoreringsbesøg ikke kan afvikles, er det muligt at omlægge til såkaldt ’fjernmonitorering’. Det kan være en god idé at hyre en lokal konsulent til at bistå med monitoreringen, så længe situationen i landet tillader det (jf. forholdsregler i det respektive land). Alle nødvendige forholdsregler skal tages for at sikre at både konsulent, partner og målgruppe ikke udsættes for unødige risici. Konsultér partner omkring dette og gå i dialog med jeres rådgiver hos DH, hvis I ønsker dette.
I tilfælde hvor det ikke kan lade sig gøre at bruge timer på projektet i Danmark over en længere periode, og der er afviklet afspadsering, ferie m.m., så kontakt International Chef Mette Müller Kristensen på mmk@handicap.dk.
Ekstra midler til coronaindsatser?
Der har været forespørgsler om muligheden for at søge separate bevillinger til nye coronaindsatser. Det er lige nu ikke en mulighed, ud over de eksisterende støttemuligheder som beskrives i Handicappuljens retningslinjer. DH er i dialog med Udenrigsministeriet omkring muligheden for yderligere tiltag og vil informere bredt om eventuelle nye tiltag.
Kontakt
